NO TE FALTA TIEMPO, TE LO ESTÁN ROBANDO
¿Alguna vez has terminado el día con la sensación de no haber hecho nada? Tal vez no te falte tiempo… tal vez te lo están robando.
El tiempo en el ámbito laboral tiene un valor fundamental, por ello es lógico que también existan los “ladrones de tiempo”.
Entre los principales factores que generan pérdida de tiempo, pueden identificarse los siguientes:
- Visitas imprevistas
- Reuniones prolongadas o poco productivas
- Exceso de papeleo y procedimientos burocráticos
- Deficiencias en la comunicación
- Insuficiente disciplina personal
- Llamadas telefónicas no planificadas
“El tiempo es el recurso más escaso; si no se gestiona, no se puede gestionar nada más. “Peter Drucker”
¿Qué podemos hacer frente a estos factores invisibles que nos roban tiempo?
Visitas imprevistas
Si la visita es una persona de confianza se le puede emplazar a otro momento, ya que casi siempre estas visitas son de compañeros, amigos o conocidos. Y si son clientes o proveedores, hay que utilizar la asertividad y reducir el tiempo de visita lo máximo posible, con educación y respeto.
Reuniones prolongadas o poco productivas
En mi opinión las reuniones son el gran ladrón de tiempo, el más sutil y peligroso. Hay que entrar en las reuniones con un orden del día concreto, un tiempo determinado y con las personas adecuadas.
Exceso de papeleo y procedimientos burocráticos
Mejor tener preparados modelos y procedimientos estándares y sólo leer lo imprescindible en momentos de mucho volumen de trabajo. Hay que saber priorizar y leer con rapidez y eficacia.
Deficiencias en la comunicación
Debemos comunicar con claridad y empatía y comprobar que la otra persona ha comprendido lo que intentamos transmitirle.
Insuficiente disciplina personal
El ladrón más difícil de solucionar, ya que requiere fuerza de voluntad y constancia a nivel personal.
Llamadas telefónicas no planificadas
Hay que priorizar llamadas y aplicar rigor en la transmisión de los mensajes orales, intentar ser eficiente sin llegar a ser cortante o antipático.
Otro tipo de ladrón de tiempo es el excesivo perfeccionismo. En algún momento de nuestra gestión del tiempo, nos enfrentaremos a la disyuntiva entre optimizar nuestro tiempo o perseguir la perfección.
Es cierto que todo buen profesional busca la excelencia en su trabajo, pero conviene preguntarnos si esa preocupación por la calidad no nos lleva, en ocasiones, más allá de lo razonable.
A menudo, en lugar de dar por concluida una tarea al alcanzar los resultados esperados, continuamos invirtiendo tiempo y esfuerzo en alcanzar un nivel de perfección innecesario, descuidando otras responsabilidades en el proceso. ¿Podemos considerar esto una gestión eficaz del tiempo?
